TEORIA DOCUMENTACION COMPRA-VENTA

1. EL PEDIDO EN LA COMPRAVENTA.
El pedido es el documento donde se detallan los artículos que el cliente solicita al proveedor, así como las condiciones de compra.
Mediante el pedido se inicia la operación de compraventa.

ANALISIS DE UN PEDIDO
• Identificación del comprador o cliente.
• Identificación del vendedor
• Condiciones del pedido:
 Lugar y fecha de entrega de la mercancía.
 Forma de pago para liquidar la operación.
 Descuentos.
 Medio de envió de la mercancía. (indicando quien cubre los gastos de los portes).
• Numero de pedido.
• Lugar y fecha de emisión del pedido.
• Referencia del producto.
• Descripción del producto.
• Número de unidades del producto
• Precio de la unidad del producto
• Dtos comerciales de los precios de cada producto
• Importe total del producto o servicio
• Suma total de la operación
• Dtos financieros
• Importe de la operación sin IVA
• Firma del cliente dando conformidad a lo indicado en el impreso

2. EMISION DEL PEDIDO
Los procesos habituales son:
 Carta, Fax, teléfono, vía telemática, impreso, medio de un representante.
Cuando el pedido se solicita por teléfono, se debe confirmar por escrito para que quede constancia de la solicitud.
Si las condiciones de la transacción han sido pactadas con anterioridad, el documento que se utiliza es el denominado pedido o nota de pedido. Si dichas condiciones han quedado pendientes de ser confirmadas por el vendedor, se utiliza la propuesta de pedido.
Los documentos que habitualmente se consultan para efectuar el pedido.
Orden de compra de almacén.
 Denominación del producto.
 Cantidad
Ficha de existencias o de almacén.
 Existencias disponibles.
 Ratificación orden de compra.
Ficha del producto.
 Descripción del producto, precio y stocks
Tarifa de precios
 Precios de los productos.
Ficha del proveedor.
 Identificación del proveedor
 Condiciones de compra.

LA CARTA DE PEDIDO
Si no se dispone de impresos de pedidos, se opta por hacerlo mediante carta, esta debe contener al menos:
 Descripción del producto.
 Cantidad.
 Precio
 Referencia.
 Fecha en que debe hacerse la entrega.
 Portes
 Forma de pago.
Así como todas las aclaraciones que tiendan a determinar con la mayor exactitud la mercancía solicitada.

LA CARTA DE ACOMPAÑAMIENTO DE PEDIDO
En este tipo de carta se indica el envió del impreso de pedido y se pueden detallar determinadas condiciones que aclaren la operación.

3. EL ALBARAN O NOTA DE ENTREGA.
El proveedor prepara las mercancías que hay que servir y emite el albarán o nota de entrega.
El albarán o nota de entrega es los documentos que detallan las mercancías que se entregan al cliente.
Tiene una doble finalidad:
 Justificar la salida de géneros del almacén.
 Acreditar la entrega de mercancías al cliente.


ANALISIS DE UN ALBARAN
• Identificación del proveedor o vendedor.
• Identificación del comprador o cliente.
• Numero de albarán.
• Lugar y fecha de emisión.
• Número o referencia del pedido.
• Medio de transporte por el que se envía la mercancía.
 Nombre de la empresa del transportista.
 Con vehículo propio.
• Portes.- pagados o debidos.
• Lugar de entrega.
• Numero de bultos que se envía.
• Peso total en Kg
• Referencia del producto.
• Descripción del producto.
• Número de unidades del producto.
• Fecha de la recepción y firma del cliente dando su conformidad.
• Se expondrán las anomalías detectadas en la recepción o cualquier otra observación que esteme conveniente el comprador.

4. LA EMISION DEL ALBARAN O NOTA DE ENTREGA.
Los documentos que habitualmente se consultan son:
La nota de pedido o contrato de compraventa.
 La descripción de los productos y cantidades solicitadas por el cliente.
Las fichas de existencia.
 Las existencias disponibles, o bien las mercancías que se pueden enviar.
Ficha del cliente.
 Identificación del cliente.
El número de copias dependerá de la empresa. Se suelen emitir 4 copias:
 Almacén.- acredita la salida de las mercancías.
 Departamento de ventas.- para que posteriormente emita la factura y como prueba de la entrega de la mercancía.
 Cliente.- como justificante de la entrega.
 Cliente, para que la firme y la devuelva al proveedor.- como aceptación de la mercancía recibida.


5. LA FACTURA EN LA COMPRAVENTA.
La factura es un documento que expide el vendedor al comprador, y que acredita legalmente la compraventa de mercancías o la prestación de servicios.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN LA FACTURA
• Identificación del vendedor.
• Identificación del comprador.
• Lugar y fecha de emisión.
• Numero y serie.
• Referencia del albarán.
• Descripción de la operación y cantidades, precios, descuentos e importes.
• Suma importes totales.
• Porcentaje de descuento, en concepto del pronto pago.
• Importe del descuento por pronto pago.
• Gatos de la operación (envases, embalajes, portes, seguros, etc.).
• % IVA
• % RE
• Base imponible
• Cuota del IVA
• Cuota del RE
• Importe total de la factura.
• Forma de pago
• Datos identificativos de la inscripción en el Registro Mercantil.

REQUISITOS LEGALES DE LA FACTURA
El reglamento del IVA establece que toda factura y sus copias o matrices contendrán, al menos, lo siguientes datos o requisitos:
 Numero, y en su caso, serie.
 Nombre y apellidos o denominación social, numero de idenficacion fiscal y domicilio completo tanto del expedidor como del destinatario.
o Cuando el destinatario sea una persona física que no desarrolla actividades empresariales o profesionales no es obligatorio que conste el domicilio.
 Descripción de la operación y su contraprestación total.
o Que la operación esté sujeta y no exenta en el IVA.
o Que la cuota se repercuta dentro del precio.
o Que la factura comprenda entregas de bienes o servicios sujetos a distintos tipos de IVA.
 Lugar y fecha de su emisión.

No será obligatoria la consignación en la factura de los datos fiscales del destinatario en los siguientes casos:
 Cuando la contraprestación de la operación no es superior a 15000 pesetas.
 Cuando exista una autorización expresa del departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estadas de la Administración Tributaria.

6. EMISION DE LA FACTURA.
La factura se emite:
• Junto con la mercancía expedida o el servicio prestado.
• A la recepción del albarán conformado.
• Por cada pago anticipado que el cliente realiza antes de la entrega de la mercancía o prestación del servicio, indicando expresamente que son “pagos a cuenta o anticipos”.

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar facturas por cada una de las operaciones que realicen.
Podrá incluirse en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en el plazo máximo de un mes natural.

LA OBLIGACION DE EXPEDIR Y CONSERVAR FACTURAS
 La expedición y entrega de un único original de cada factura.
 La conservación de la copia o matriz de la factura, duplicados y documentos sustitutivos (talonarios de vales y tiques) con su contenido original y en el orden cronológico de su emisión o de su recepción durante un periodo de 6 años.
El empresario o profesional emitirá duplicados de los originales de las facturas o documentos sustitutivos en los siguientes casos:
 En operaciones en las que intervienen varios destinatarios.
 Cuando se produce una pérdida del original de la factura por cualquier causa.
En cada duplicado que se emita debe figurar la expresión de “duplicado” y la razón de su emisión.
7. EL SISTEMA TELEMATICO PARA LA EMISION DE FACTURAS.
Para poder utilizar este sistema de gestión es necesario solicitar una autorización a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Una condición imprescindible para que la factura emitida por este sistema tenga el mismo valor legal que cualquier factura sobre papel es que la información contenida en la factura emitida y la recibida sea idéntica.

8. EL PAGO EN LA COMPRAVENTA
En el proceso de compraventa, el momento de pago constituye la conclusión de la contraprestación pactada.
Una vez que las mercancías vendidas han sido puestas a disposición de los comprados, y el comprador está satisfecho con las mismas, este tiene la obligación de pagar el precio convenido con el vendedor.
En función del momento de pago:
 Pago al contado.
 Pago aplazado o a crédito (a corto plazo=como máximo un año o a largo plazo=superior a 1 años)
Si el comprador se retrasa en el pago del precio sobre el plazo convenido, tendrá la obligación de pagar el interés legal de la cantidad que adeude al vendedor.
Existen distintos documentos que pueden intervenir en la operación de pago; el recibo, la letra de cambio y el pagare.

9. GESTION DE RECIBOS
El recibo es un documento que sirve para justificar el pago de una determinada cantidad de dinero.
La emisión del recibo la realiza la persona que recibe el dinero.
Los recibos constan de dos partes:
 El recibo propiamente dicho.
 La matriz que queda en el talonario y que contiene los datos esenciales del recibo.

EMISION DE UN RECIBO
El recibo consta de:
 Matriz del recibo.
 Numero del recibo, la numeración será correlativa.
 Fecha de expedición o emisión.
 Nombre de la persona o entidad que entrega el dinero.
 Cantidad de dinero, expresado en letra.
 Motivo por el que se extiende el recibo.
 Cantidad de dinero, en números.
 Nombre y firma de quien emite y recibe el dinero.


RECIBO DE PAGOS DOMICILIADOS EN UNA CUENTA BANCARIA
Se utiliza para reflejar los pagos que han sido domiciliados en una cuenta bancaria.
Una vez que el importe del recibo es cargado en cuenta, se envía al deudor como justificante de pago.

10. GESTION DE CHEQUE.
Con estos se puede disponer de los fondos depositados en ella, sin necesidad de sacar el dinero en efectivo. Previamente, la entidad registra las firmas de los titulares.
En el supuesto de que el vendedor cobre a través de un cheque, los gastos que origine hacer efectivo el importe del mismo son por su cuenta.
El cheque es un documento que contiene una orden de pago de una cantidad determinada de dinero. La persona que lo expide o emite (librador); la entidad de crédito que debe hacer el pago (librado), en la que aquel debe disponer de liquidez; y la tercera persona (tomador), poseedora legitima del cheque a la que se debe pagar.

EMISION DE UN CHEQUE
 Entidad bancaria (librado)
 Número de cuenta corriente del librador.
 Cantidad que se tiene que pagar expresada en números.
 Recoge a las personas o personas a quien va dirigido el cheque:
• Al portado (deberá pagarse a la persona que lo presente al cobro)
• A una persona determinada (nominativo.- la persona puede ser tanto física como jurídica)
 Cantidad a pagar expresada en letra.
 Serie del talonario de cheques.
 Firma del que extiende el cheque (librador)

REQUISITOS LEGALES DE EMISION.
La ley establece que el cheque deberá de contener:
• La denominación de cheque inserta en el texto mismo del título.
• El mandato puro y simple de pagar una suma determinada.
• El nombre del que debe pagar, denominado librado.
• El lugar de pago.
• La fecha y el lugar de la emisión del cheque.
• La firma del que expide el cheque.

AVAL DEL CHEQUE
El pago de un cheque podrá garantizarse mediante aval.
Se denomina avalista a la persona que garantiza mediante el pago total o parcial del cheque.
En el cheque ha de ponerse “por aval” e ira firmado por el avalista.
El aval deberá indicar a quien se ha avalado.

ENDOSO DEL CHEQUE
Se denomina endosante la persona, que siendo poseedora de un cheque transmisible por endoso, lo cede a una tercera, quien, a su vez, puede endosar de nuevo el cheque.
El endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque y deberá escribirse en el propio cheque o en un suplemento, debiendo ser firmado por el endosante.
El cheque nominativo puede ser emitido:
• Con o sin clausula “a la orden”, entonces es endosable.
• Con la clausula “no a la orden” u otra equivalente, que no es endosable.
Para realizar el endoso, se cumplimenta el reverso del cheque, mediante la fórmula “páguese por este cheque a”, estampando su firma el endosante, y haciendo constar la fecha en que se realiza.

PRESENTACION Y PAGO DEL CHEQUE
Cuando el cheque es presentado al pago antes del día indicado como fecha de emisión, es pagadero el día de la presentación.
Cuando el librador carezca de fondos para atender a la totalidad del pago del cheque, el librado estará obligado a pagar el saldo que figure en la cuenta en ese momento, y el tomador no podrá rechazar el pago parcial. En este caso, el librado podrá exigir que este pago se haga constar en el cheque y que se le de recibo del mismo.

EL IMPAGO DEL CHEQUE
Si un cheque es presentado en tiempo hábil y no es pagado, el tomador podrá reclamar judicialmente al librador su importe por alguno de los medios siguientes:
• Por protesto notarial.
• Por una declaración del librado, fechada y escrita en el cheque.
• Por una declaración fechada de una cámara o sistema de compensación.
El protesto o declaración sustitutiva del protesto deberá hacerse en uno de los cinco días laborales siguientes al vencimiento.

CHEQUE ESPECIALES
 Cheque cruzado.- El cruzar un cheque tiene por objeto reducir el riesgo de robo o pérdida de los cheques al portador.
 Cheque conformado.- el banco librado manifiesta:
o Que todos los datos reseñados en el son conformes.
o La cuenta del librador tiene fondos suficientes.

EL CHEQUE BANCARIO
El cheque bancario es el emitido por una entidad bancaria, a solicitud del cliente. Una vez realizada la solicitud, el banco carga el importe en cuenta más gastos de comisión por la gestión efectuada.
Características del cheque bancario:
 Es nominativo, y tiene un plazo de un mes desde su emisión para su cobro.
 Tiene la garantía de que siempre será pagado.

11. GESTION DE LA LETRA DE CAMBIO.
La letra de cambio es un documento extendido por una persona (librador) que obliga a otra persona (librado) a que pague a su vencimiento una determinada cantidad de dinero a la persona designada en el documento (tomador o tenedor).

EMISION DE UNA LETRA
La letra de cambio ha de extenderse en papel timbrado según corresponda a su cuantía. Estos efectos timbrados son confeccionados por la Fábrica de Moneda y Timbre.

REQUISITOS LEGALES DE EMISION.
La letra de cambio deberá contener:
• La denominación de letra de cambio inserta en el texto mismo del título.
• El mandato puro y simple de pagar una suma determinada en pesetas o moneda extranjera convertible admitida a cotización oficial.
• El nombre de la persona que ha de pagar, denominada librado.
• La indicación del vencimiento.
• E lugar en el que se ha de efectuar el pago.
• El nombre de la persona a quien se ha de hacer el pago o a cuya orden se ha de efectuar.
• La fecha y el lugar en que la letra se libra.
• La firma del que emite la letra, denominado librador.

AVAL Y ENDOSO DE LA LETRA.
El aval es la declaración cambiaria que tiene como finalidad la de garantizar el cumplimiento total o parcial de una obligación cambiaria.
El aval puede ser:
• Limitado.- cuando expresamente se indica un determinado tiempo, cantidad o persona.
• Ilimitado.- cuando no hay ninguna expresión de limitación.
El endoso es una clausula ligada a la letra de cambio por la que el acreedor cambiario cede y trasmite la propiedad de la misma a otro acreedor.

PRESENTACION Y PAGO DE LA LETRA DE CAMBIO.
La presentación de la letra para el cobro se realizara el día de su vencimiento o en uno de los dos días hábiles siguientes.
El pago por el librado supone la extinción de la letra y de todos los derechos cambiarios.

EL IMPAGO DE LA LETRA DE CAMBIO.
Para poder acudir a la vía judicial reclamando la cantidad la cantidad que se adeuda, el portador debe probar que la letra no ha sido pagada a su presentación, lo que se realiza por medio del protesto.
Si las letras están domiciliadas en un banco, se puede realizar el protesto mediante una declaración escrita del banco.