CAPITULO 4. (Verdoy)

CAPITULO 4. EL PROCESO DOCUMENTAL: ENTRADA, TRATAMIENTO Y DIFUSION DE LA INFORMACION.
Denominamos “proceso documental” a las diferentes fases por las que atraviesan las diversas fuentes de información desde que son seleccionadas para formar parte de un centro documental, hasta que llegan al usuario final.
• Entrada de la información.
• Tratamiento de la información.
• Difusión de la información.

1. EL PROCESO DOCUMENTAL.
• ENTRADA DE LA INFORMACION.- EL PROCESO DOCUMENTAL se inicia con la selección de la información a la que hemos tenido acceso, independientemente del tipo que sea. Esta parte del proceso es la denominada ENTRADA.
La extraordinaria diversidad de las fuentes existentes hoy en día, la posibilidad de contrastarlas entre sí en breve plazo de tiempo y la necesidad de abastecer un centro documental sobre consumo, que necesariamente abarca un gran conjunto de temas.
La documentación es una de las múltiples maneras de informar.

• TRATAMIENTO DE LA INFORMACION.- Tiene que crearse un cuadro lógico en el que registrar y clarificar las ideas y los documentos recogidos a fin de poder reencontrarlos con facilidad en caso de que sea necesario.
o Análisis formal o catalogación.- realizar un registro bibliográfico de las diferentes fuentes de información. Tener la diferente documentación bien organizada y fácilmente localizable.
o Análisis de contenidos.- el objetivo del análisis de contenidos es realizar una INDIZACION de los diferentes materiales, lo que nos permite tener organizada la información en base a los CONCEPTOS que incluye.
La única parte que queda por comentar relativa al tratamiento de la información se refiere a la organización física de los documentos en un centro documental u ordenación.
ORGANIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES.
o Sistemáticamente.
o Ordenación por secuencia numérica.
o Utilización por grupos.
o Otros tipos de ordenación (alfabética, cronológica)
La más usual es la de secuencia numérica, la ordenación es un acto esencialmente bibliotecario en el que influye la ordenación total de la biblioteca y que supone, y al mismo tiempo determina, la existencia de la SIGNATURA TOPOGRAFICA.
Es un signo compuesto de cifras, de letras o de una combinación de ambas y sirve para identificar el lugar de un libro o documento.

• DIFUSION DE LA INFORMACION.- La forma en que se realiza la difusión de la información depende fundamentalmente de la necesidad que se pretenda cubrir.
o PRIMER GRUPO.- búsquedas de información para seleccionar fondos o documentos que van a formar parte de nuestro centro de documentación o biblioteca.
o SEGUNDO GRUPO.- selección de información para atender demandas concretas de usuarios.











2. EVALUACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION.
Un centro de documentación o biblioteca, se debe valorar por la calidad total que ofrece.
Cualquier sistema de información debe ser evaluada periódicamente, especialmente en etapas iníciales.
La eficacia de un sistema de información se basa fundamentalmente en la capacidad de satisfacer las demandas de los usuarios.
NECESIDADES BASICAS PARA SER EFICACES.
• Buenas fuentes de información.
• Realizar una selección adecuada de la misma.
• Adecuada relación entre el coste del proceso de la información y la demanda que cubrimos.
• Realizar un buen tratamiento de la información, que evite los ruidos y los silencios en la búsqueda de información.

RUIDO.- son los documentos no pertinentes que se obtienen como respuesta a una determinada búsqueda de información. Este exceso de información que no se ajusta a nuestra demanda constituye únicamente una pérdida de tiempo.
SILENCIO.- son documentos pertinentes, que estando en nuestro sistema de información no aparecen como respuesta a una búsqueda. En este caso es como si no tuviéramos el documento.
Cualquier sistema de información debe cumplir 5 normas (leyes de ranganathan):
1 La información es para usarla.
2 Cada usuario debe tener cubierta su necesidad de información.
3 Cada información o documento debe tener un destinatario.
4 Hay que ahorrar tiempo a los usuarios.
5 El servicio de información debe ser adaptable a los cambios de condiciones.

3. FACTORES QUE AFECTAR A LA CALIDAD.
Son varios los factores que pueden afectar a la calidad. La preparación de la persona, referencia a los documentos y al proceso de análisis.
FACTORES QUE AFECTA A LA CALIDAD.
• Características del indizador.
o Conocimiento de la materia, capacidad de lectura comprensiva, capacidad de síntesis.
• Características del proceso de análisis.
o Lenguaje de indización escogido, normas y reglas del centro, selección de descriptores.
• Características del documento.
o Complejidad, claridad, estructura, existencia de elementos informativos (titulo pertinente, capítulos, bibliografía, resumen,…).

La calidad de la indización se puede medir mediante los siguientes parámetros:
• Principio de exhaustividad.- se deben seleccionar todos los documentos que sean precisos. Se mide por los ya descritos silencios.
• Principio de pertinencia.- ser coherentes. Los términos de indización deben representar exactamente a los conceptos extraídos del documento.
• Capacidad de discriminación.- saber señalar las diferencias entre dos documentos muy parecidos.
• Grado de sobreindizacion o redundancia.

Los centros de documentación y las bibliotecas no producen beneficios tangibles y suponen para quienes los sostiene un coste económico cada vez más alto. Por tanto de alguna forma, debe justificar su actuación.
Hay muchos aspectos cuantitativos que se pueden medir y muchos cualitativos que se pueden analizar.
Para ello tenemos a nuestro alcance tres instrumentos fundamentales: las estadísticas, las encuestas y las memorias.
Toda esta información solo tiene valor si, analizada adecuadamente, nos lleva a tomar decisiones.
La elaboración de Memorias, generalmente anuales, constituye la base para la historia de un centro de documentación o biblioteca, y se realiza en ella la descripción total del centro, situación, información estadística, así como proyectos futuros.