Distintos tipos de documentos comerciales

LA COMUNICACIÓN ESCRITA (ADMINISTRATIVA)
CARTAS COMERCIALES
Para comunicarse con los clientes, los proveedores y el público en general, la empresa utiliza la carta comercial.
Según el contenido o motivo de las cartas podemos agruparlas en tres bloques:
1. Cartas de informes.
a. Informes comerciales.- son cartas dirigidas a otras personas del mismo ramo, de la misma actividad, entidades de crédito, etc., en las que se recaba información sobre clientes y/o proveedores, futuros y actuales, referida a aspectos como su solvencia económica, su seriedad, o su proyección.
b. Informes personales.- son cartas que van dirigidas a las empresas en las que se solicita información sobre las personas a las que conocen por haber prestado en ellas sus servicios.
2. Cartas de pedidos:
a. Solicitud de información.- son cartas que se dirigen a los proveedores potenciales o habituales solicitando información sobre sus productos con el objeto de hacer un pedido. Se deben escribir exponiendo claramente la clase de información que deseamos.
b. Carta de pedido en firme.- una vez que la empresa cliente recibe la información enviada por el proveedor, se realiza el pedido por escrito y firmado.
c. Cartas de aceptación del pedido.- es el tipo de escrito que remite el vendedor o el proveedor a su cliente, mediante el que le comunica la aprobación o la aceptación del pedido formulado. Si hay posibles modificaciones que alteren el pedido se ha de comunicar inmediatamente al cliente.
d. Carta de cobro de pedido.- son las que envía el proveedor al cliente adjuntando el documento o documentos que han originado la venta, es decir, la factura comercial.
3. Cartas de reclamación:
a. Carta de reclamación del pedido.- es un escrito que envía el cliente al proveedor en el que se exponen cuestiones como las incidencias o los desperfectos que ha observado en la mercancía al recepcionarla.
b. Cartas de reclamación del impago.- este tipo de documento se redactan cuando el cliente no ha cumplido con las condiciones de pago pactadas en el pedido.

COMUNICACIONES BREVES Y DE REGIMEN INTERIOR
1. Carta circular.- es el tipo de cartas comercial que utilizan las empresas para comunicar algún acontecimiento a otras personas o empresas, tales como cambios de domicilio, de razón social, inauguraciones de sucursales o agencias, lanzamientos de nuevos artículos, etc. También se utilizan dentro de la propia empresa para comunicar asuntos e interés general como cambios de horario, distribución de vacaciones, de turnos, de procedimientos de trabajo, etc.
2. Saluda.- Se trata de un documento que normalmente utilizan los directores de empresas, organismos públicos y autoridades por los motivos siguientes:
a. Forma de agradecimiento
b. Invitación a actos
c. Tomas de posesión.
d. Cambios de domicilio social.
e. Otros análogos.
3. Comunicados de carácter interno.- este documento sirve para que los diferentes departamentos, secciones, etc., pertenecientes a una misma empresa se comuniquen entre sí.
CERTIFICADO
Tanto en las empresas privadas como en los organismos públicos es habitual confeccionar escritos que justifiquen o de fe de un hecho o situación. Esta justificación recibe el nombre de certificado.
Los motivos para su redacción suelen ser diversos: duración de la jornada laboral, tiempo de permanencia en la empresa, retribuciones percibidas en un determinado periodo, retribuciones percibidas en un determinado periodo, de asistencia a un curso, acreditación de varios tipos, etc.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BASICOS
1. Oficio.- se trata del documento que utilizan los órganos o unidades de la Administración pública, autonómica y local para comunicarse entre sí. El contenido es una exposición corta y clara de lo que se quiere comunicar.
2. Nota interior.- se trata de un documento que se utiliza para la comunicación entre departamentos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior.
3. Notificación.- es el trámite por el que el órgano competente comunica al interesado o los interesados la resolución de un acuerdo. En el proceso de la notificación se distinguen dos fases:
a. Ordenación de la notificación.- deberá ser cursada en el plazo de diez días a partir de la fecha en que el acto haya sido dictado por la autoridad competente.
b. Practica de la notificación.- se realiza por medio de un agente, ya sea judicial, funcionario de la oficina de correos, etc., o por un medio teleinformática, como el fax o el correo electrónico siendo su domicilio de destino el señalado por el interesado en el documento administrativo que origino el acto o resolución administrativa.
El documento mediante el cual se pone en conocimiento del ciudadano la comunicación de una notificación recibe el nombre de acreditación de la notificación.
4. Publicación o anuncio.- es una actuación material que consiste en la inserción de un acto administrativo en un diario oficial como BOE, BOP, Boletines de las Autonomías o en un tablón de anuncios, periódicos u otros medios con el fin de comunicarlo.
5. La Solicitud.- se trata del documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano y organizaciones con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o más pretensiones con fundamento de derecho subjetivo o un interés legitimo.
6. La declaración.- se trata del documento por el que tanto las personas físicas, jurídicas y otro tipo de organizaciones manifiestan o hacen constar la veracidad o autenticidad de unos hechos, situaciones o circunstancias ante los organismos públicos, bien por imperativo de estos o por las circunstancias dadas en un momento determinado.
7. La carta.- tanto la administración como los ciudadanos y las ciudadanas pueden dirigirse recíprocamente comunicaciones a través de la carta. Este medio se puede utilizar cuando el tema a tratar sea general y no esté relacionado directamente con la gestión o la tramitación de un procedimiento determinado.