TEMA 1 - ORGANIZACION

TEMA 1.
• CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS PRIMARIOS.
Se consideran documentos primarios aquellos que son originales en su totalidad.
Algunos autores consideran “fuentes de información o documentos primarios” las obras de consulta, tales como enciclopedias, diccionarios, anuarios, etc., ya que, según su teoría, el material literario del autor o compilador, se publica por entero.
El adjetivo “original”, alude sencillamente al origen primero, desde el punto de vista de la procedencia de una información.
Todos los documentos cuya información finalice en ellos mismos, esto es, no remita a otros documentos, deben considerarse documentos primarios.
1. LIBROS
Un libro es, una publicación no periódica impresa, que tiene, sin contar con las tapas, por lo menos 49 páginas.
Un folleto es, una publicación no periódica impresa que tiene por lo menos 5 páginas, pero que no pasa de 48, sin contar las tapas.
Los libros pueden presentarse en forma de monografías y compilaciones.
a. MONOGRAFIAS
Desarrollan el estudio especifico sobre un tema concreto, dentro de una disciplina o materia, que agota dicho tema en sí mismo, y que ha sido impreso en uno o muy pocos volúmenes.
b. compilaciones
Aquellas publicaciones que reúnen en un solo cuerpo de obra, partes, extractos o materias de otros libros, materias o documentos.

La identificación y control bibliográfico de este tipo de obras, se realiza de forma normalizada mediante la asignación del ISBN, código único para cada una de las ediciones de la obra de un autor publicado por una editorial.
2. PUBLICACIONES PERIODICAS
Las publicaciones periódicas son publicaciones colectivas, con titulo legal, que aparecen a intervalos regulares o irregulares de tiempo y los fascículos se encadenan de forma cronológica, numérica y consecutivamente. Desde el punto de vista del contenido, presentan una temática variopinta, acerca de una o más disciplinas.
a. SERIES
Son publicaciones intermedias entre los libros y las revistas. Cada volumen esta numerado dentro de una serie que lleva un titulo permanente.
b. PERIODICOS
Publican una información rápida, ya sea política, científica, literaria o deportiva. Su prioridad es frecuente. Proporcionan noticias de primera mano.
c. REVISTAS
Son publicaciones periódicas en las que intervienen varios autores, con intervalos regulares de aparición en fascículos o volúmenes.
Comprenden tres elementos esenciales:
- Los apartados permanentes.
- Los estudios sobre puntos particulares.
- Los estudios sintetizados.
Podemos diferenciar tres tipos de revistas: De cultura general, especializadas y de divulgación.
d. BOLETINES
Son publicaciones periódicas de organizaciones, asociaciones, academias e instituciones públicas o privadas. Contienen información sobre su organización o campo de trabajo.
e. PUBLICACIONES OFICIALES
Publicaciones oficiales son aquellos productos por entidades oficiales (ayuntamiento, universidades, etc.), independientemente de sus temas.
Publicaciones gubernamentales, o documentos con un contenido relativo a las actividades de la Administración del Estado, aunque estas procedan de editores no oficiales.
Las publicaciones oficiales, se han dividido en 2 clases, administrativas y suministradores.
En España el Boletín Oficial del Estado (BOE), es el encargado de recoger y hacer públicas las resoluciones de los diferentes departamentos gubernamentales.
Se editan en diferentes soportes: papel, microfichas, CD-ROM,…, así mismo, disponen de servicios de consulta o Bases de Datos remotas (on-line), que permiten la recuperación selectiva de referencias sobre este tipo de literatura, mediante la consulta de sus ficheros automatizados.
3. INFORMES CIENTIFICOS Y TECNICOS.
Siempre que sean documentos no confidenciales, se publican como sé si tratase de artículos, tesis, etc.
Cada país tiene un centro documental que se encarga de distribuir informes nacionales y, a veces, internacionales.
4. PROGRAMAS DE INVESTIGACION.
Se tiende a unificar en una sola institución las tareas de publicación de los resultados de los programas y las de la financiación, coordinación y desarrollo de los mismos.
5. TESIS.
Son las investigaciones o trabajos realizados y presentados con el fin de obtener un diploma o título universitario.
En España el Consejo de Universidades es el órgano encargado de registrar en una base de datos, (TESEO) absolutamente todas las tesis que se leen en las universidades españolas, independientemente de que sean publicadas o no.
6. ACTAS DE CONGRESOS.
Son las comunicaciones de congresos, coloquios o simposios anunciados por sociedades organizadoras.
7. TRADUCCIONES.
Nos referimos a documentos que han sido traducidos de cualquier idioma original a los idiomas occidentales.
El ITC, es una organización no lucrativa, cuya finalidad es prevenir la duplicación del esfuerzo de traducción, mediante la difusión de la información sobre las traducciones existentes en todos los campos de la ciencia y la tecnología.
8. NORMAS.
Las normas son documentos que se formulan sobre acuerdo previo, en los que se define un producto, material, procedimiento, calidad, construcción, características de funcionamiento, rendimiento, nomenclatura y otros datos análogos.
Una norma, es un acuerdo que establecen por mutuo consentimiento los miembros de una comunidad, o las autoridades de diferentes organismos, con el fin de fijar un modelo que debe practicarse.
Para obtenerlas, no debe acudirse a las librerías, sino que hay que dirigirse a los organismos productores o a las bibliotecas y centros de documentación especializados.
9. PATENTES.
La Patente, es un título de propiedad que confiere a un inventor, o a la empresa que representa, el derecho de explotar su invención.
Es un documento técnico en el que se expone, en primer lugar, la parte descriptiva, a continuación los ejemplos prácticos con los que se puede conseguir el invento y por último las reivindicaciones (lo que solicita el inventor o la entidad a favor de la cual se pide la patente).
Existen patentes de producto, de procedimiento y de aplicación.
PATENTE DE PRODUCTO.- se puede patentar un nuevo producto descubierto o inventado independientemente del procedimiento requerido para su obtención.
PATENTE DE PROCEDIMIENTO.- consiste en el descubrimiento de un nuevo proceso para obtener un producto conocido.
PATENTE DE APLICACIÓN.- trata del descubrimiento de una nueva aplicación de un producto conocido.

Para que una patente sea efectiva, se ha de consignar en el Registro de la Propiedad Industrial del país en el que se solicita la patente.
Las patentes sirven para asegurar al inventor el derecho de propiedad del invento, además de su derecho de explotación.
La tarea de obtención de información sobre patentes se hace necesaria la presencia de mediadores documentalistas especializados en este tipo de documentos y para la obtención de copias de los originales, se debe acudir directamente a los centros registradores de la propiedad industrial de cada país o solicitarlas a través de sucursales.

• CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS SECUNDARIOS.
Las fuentes de información bibliográfica secundarios, recogen y proporcionan datos sobre literatura primaria. También son conocidas como “obras de referencia”.
10. OBRAS DE CONSULTA.
También llamadas obras de conjunto, son los documentos que proporcionan respuestas rápidas a muchas consultas simples, muchas veces proporcionan la respuesta completa a preguntas generales, como es el caso de las enciclopedias.
a. ANUARIOS.
Son un tipo de publicación seriada, aparece una vez al año.
En tal sentido, parece oportuno descartar de esta categoría las obras que presentan unos temas excesivamente especializados.
b. DIRECTORIOS
Son la lista o enumeración de entradas relativas a personas, organismos u otro tipo de cosas, que permite fundamentalmente su localización o dirección.
c. MANUALES Y GUIAS.
Los manuales, son obras que exponen nociones esenciales de una ciencia, técnica o arte de manera general y lo más completa posible, pero sin especial profundadas.
Las guías son documentos que contienen información de carácter introductorio, suficiente para realizar una operación.
La mínima expresión de una guía, se denomina “tríptico”.
d. DICCIONARIOS
Libro en que por orden comúnmente alfabético se contienen y explican todas las dicciones de uno o más idiomas, o las de una ciencia, facultad o materia determinada.
Glosarios.- diccionarios especializados de voces en desuso y/o de palabras o frases más complicadas acerca de una materia.
e. ENCICLOPEDIAS.
Son obras de referencia que reúnen el saber y la experiencia de una determinada sociedad y relacionan los nombres que esta conoce por artículos o entradas en un orden, por lo general, alfabético o sistemático de materias y proporcionando al menos, una explicación básica de cada uno de los términos empleados.
Suele decirse, que el diccionario define voces y que la enciclopedia, acumula datos adaptándolos al sistema alfabético.
Si la enciclopedia trata de “todo” se denomina General, si solo es de un tema determinado, se considera Especializada.
11. CATALOGOS.
El catalogo es; Memoria, inventario o lista de personas, cosas o sucesos puestos en orden.
También se puede definir como listas de obras y publicaciones que se conservan en una biblioteca.
Se tiende a elaborar catálogos colectivos, es decir, catálogos que reúnen los fondos de varios centros de manera conjunta.

“Singulares”, que recoge los asientos bibliográficos de la colección de un solo centro.
“Colectivos”, si incluyen material de más de una biblioteca o centro de documentación.

Un catalogo de bibliotecas es cada ficha o registro de catalogo lleva incondicionalmente una signatura topográfica, que indica el lugar, (estantería o armario) donde se encuentre el documento catalogado.
Existen otro tipo de catálogos en los que se referencian productos o servicios, son los denominados “catálogos comerciales”.
12. BIBLIOGRAFIAS
Las bibliografías, son listas de referencia de publicaciones primarias, establecidas según un orden o fin y que no se limitan a trabajos que pertenecen a una colección documental.
a. POR SU TEMATICA.
i. Generales.- Abarcan materias diversas.
ii. Especializadas.- Limitan la selección de materiales a una materia o disciplina.
iii. Especiales.- atienden a determinadas géneros o clases documentales, en virtud de alguna característica material o forma peculiar.
b. POR SU AMBITO O MARCA TERRITORIAL.
i. Internacionales.
ii. Nacionales.
iii. Locales.
c. POR SU COBERTURA CRONOLOGICA.
i. Retrospectivas (de años anteriores)
ii. Corrientes o en curso (del año actual)
d. SEGÚN EL NIVEL DE ANALISIS.
i. Descriptivas.
ii. Analíticas o anotadas.
iii. Críticas o razonadas (el compilador incluye juicios de valor).
e. POR LA PRESENTACIÓN DE LAS REFERENCIAS.
i. Alfabéticas.
ii. Cronológicas
iii. Geográficas (aplicado a los topónimos).
iv. Sistemáticas (las referencias se distribuyen por materias)
v. Analíticas (son publicaciones periódicas constituidas por la descripción bibliográfica de los documentos a nivel formal y a nivel de contenido, ya que la mayoría también incluyen resúmenes).

• LAS LLAMADAS FUENTES DE INFORMACIÓN TERCIARIA.
Se considera información terciaria, a una serie de productos documentales que son, fundamentalmente medios para el control y recuperación de la información.
13. CLASIFICACIÓN GENERALES O ENCICLOPEDIAS.
a. LAS LISTAS DE ENCABEZAMIENTOS ALFABETICOS DE MATERIAS.
Cuando los usuarios desean investigar acerca de una determinada materia y no conocen títulos o autores relacionados con ella lo que si pueden hacer es tratar de acceder al documento a través del tema en el que está interesado.
Pretenden conducir a los usuarios a los contenidos de las obras.
b. LA CLASIFICACION DECIMAL UNIVERSAL (CDU)
Se trata de un tipo de lenguaje documental, que sigue una ordenación numérica de carácter decimal (partiendo de 0 a 9).

La CDU divide todas las ramas del saber en 10 categorías, cada uno de estos grupos, se divide a su vez, en otros 10, de manera ilimitada y siempre encabezada por numerosos arábigos.
14. CLASIFICACIÓN ESPECIALIZADAS.
a. LOS TESAUROS, THESAURUS O TESAURI.
Es otro sistema de control de la información.
Los tesauros se especializan en determinados campos de conocimiento y no tienen una validez tan general para cualquier tipo de contenido, utilizan un lenguaje mucho menos genérico u más depurado para el control de los contenidos.
Un descriptor es una palabra o grupo de palabras que sirven para controlar un concepto único, de manera que evite la polisemia y la sinopia.
El tesauro es un tipo de lenguaje documental, anterior al almacenamiento y recuperación de la información, complementario de la clasificación, que permite indizar los contenidos de los documentos, según el esquema propuesto por el tesauro para poderlos recuperar fácilmente mediante los descriptores establecidos, tras su almacenamiento.
• SOPORTES AUTOMATIZADOS DE LA INFORMACIÓN: LA TELEDOCUMENTACIÓN Y LAS BASES DE DATOS.
La tele documentación es como “la ciencia que utiliza los ordenadores y las redes de comunicación con el fin de automatizar las tareas clásicas de la documentación (análisis, proceso, ordenación y recuperación) en especial, la de recuperación de las fuentes documentales y de referencia. Es el puente que pone en contacto al investigador con la información de cualquier parte del mundo, comunicación que, por motivos obvios, es imposible establecer de forma directa.
15. BASE DE DATOS: CONCEPTO.
Cuando se automatiza un fondo documental, se crean una o varias bases de datos, que no son más que grandes depósitos de información almacenada en la memoria de un ordenador, que puede facilitar la referencia de una fuente o proporcionar un dato concreto o un texto.
En el proceso de creación de las Bases de Datos, intervienen:
a. Productores de Bases de Datos, proveedores de información o editores electrónicos.
Son organizaciones que recopilan información y la ponen al servicio de la sociedad en un soporte susceptible de tratamiento informático, también se encarga de las tareas de puesta al día de la información.
b. Distribuidores o vendedores de la Base de datos.
Son empresas que ofrecen a los productores una infraestructura informática, adecuada para facilitar el acceso desde ordenadores remotos.
c. Redes de transferencia de información.
Para que un distribuidor sea accesible desde terminales remotos, debe conectar su ordenador a las redes públicas de comunicación de datos.
d. Mediadores o agentes de información.
Organizaciones cuya actividad principal, es dar servicios de información a los usuarios.
i. BASES DE DATOS ON-LINE
El acceso a las Bases de Datos, se realiza a través de líneas y redes de comunicación.
ii. LAS BASES DE DATOS CD-ROM
El acceso a los fondos documentales de la base se simplifica enormemente, desaparecen los intermediarios técnicos o humanos y el contacto con la base es mucho más directo y más cómodo.
Reúne dos condiciones óptimas:
Une el mundo del ordenador y el del video de un solo medio
Resulta un método de archivo ideal.
iii. LOS HIPERTEXTO O HIPERMEDIA.
Un tipo de documento que es una incipiente expresión de las utilidades de los “sistemas de inteligencia artificial” o “sistemas expertos”, son los hipertextos, hipermedia o hiperdocumentos.
Son los que se nos presentan en lo que llamamos páginas Web.
La influencia que el hipertexto ejerce sobre la sistemática clásica de la manipulación y gestión de la información documental, es muy llamativa, ya que se abandonan los patrones de búsqueda algorítmica y jerárquica, para entrar en una lógica de documentos relacionados entre sí.
Con la tecnología “multimedia”, se ensaya en los “hipermedios”, que son documentos en los que no solo se incluye el texto con su contenido propio, sino también a otras formas de contenido sonoro, grafico y visual.
• IDENTIFICACIÓN, SELECCIÓN Y OBTENCIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN.
El centro de documentación, ha sido definido como un lugar donde se encuentran almacenados, conservados y difundidos los documentos necesarios para el funcionamiento de un servicio administrativo, una actividad o una empresa y el lugar donde se realiza la búsqueda de información que reside en los documentos en él almacenados.
16. RECOPILACIÓN DE DOCUMENTOS: CRITERIOS DE SELECCIÓN.
La constitución del fondo documental que el centro quiere almacenar y/o difundir, es la primera de las tareas que se han de abordar.
Existen numerosos condicionantes como son:
Restricciones presupuestarias.
Restricciones temáticas.
Restricciones de contexto.
17. METODOS DE OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS.
Los métodos más utilizados para obtención de documentos son la adquisición o compra, el intercambio, la clonación o depósito, la suscripción y la solicitud de préstamo interbibliotecario.
Se aconseja una cultura de los siguientes materiales:
Bibliografías
Catálogos
Guías bibliográficas
Directores de Instituciones que trabajen en el mismo ámbito.
Directorios de Instituciones susceptibles de mantener relaciones de intercambio y préstamo interbibliotecario.
• CALIDAD DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN
La combinación de distintos factores que determinan el éxito o el fracaso de los objetivos de gestión de la colección que mantiene el centro.
a. CRITERIOS DE CALIDAD.
Para medir la calidad de un fondo documental.
i. Relativos a la colección.
1. Calidad de la literatura representada.
2. Control del crecimiento.
3. Expurgo, consiste en relegar aquel material, que por obsoleto, carente de uso o mala conservación, deba retirarse del fondo de consulta habitual.
4. Actualización de las obras.
5. Número de ejemplares.
6. Tipo de material.
ii. Relativos al usuario.
1. Disponibilidad y accesibilidad del documento.
2. Un buen fondo, debería tener representados en mayor número los títulos y materiales más usados y en menor cantidad, los de uso inferior.
3. Acceso a lo que no se posee. Son los servicios de préstamo interbibliotecario.
18. PUNTOS DE VALORACIÓN.
La calidad de las obras en sí, es un concepto difícil de valorar en términos generales.
Aquí se enumeran una serie de factores a tener en cuenta para iniciar la valoración de distintos materiales.
1. APARIENCIA FISICA O SOPORTE.
Encuadernación
Manejabilidad (peso, tamaño, etc.)
Identificación externa.
Tipografía.
Dualidad o multiplicidad del soporte (papel, CD-ROM, etc.)
2. TIPOLOGIA DE LA INFORMACIÓN
Documento primario / secundario.
Campo de conocimiento
Subcapa
3. AUTORIDAD DE LA OBRA.
Autoría
Preparación intelectual del autor
Editor
Reputación de la editorial
Genealogía
4. DISPOSICIÓN FORMAL.
Preliminares
Núcleos tentativos o partes
Otra disposición estructural interior
Ordenación
Notas
Bibliografía citada
Estilo
Idioma
Respeto a la normalización o estandarización (ISBN, ISSN, etc.)
5. ANALISIS DEL CONTENIDO
Fiabilidad, certeza, exactitud, etc.
Localización de las obras.
Cobertura.
Temática.
Cronológica.
Geográfica.
Alcance o campo de aplicación
Pertinencia o redundancia, omisiones.
Recuperación de datos, facilidad / dificultad.
Recensiones y reseñas obtenidas.
6. FACTORES EXTRINSECOS.
Novedad.
Finalidad.
Publico de consulta.
Tipología de usuario idóneo para su consulta.
Accesibilidad.